Bewaartermijnen-/retentiebeleid — voorbeeld & model
Legt vast hoe lang gegevenscategorieën bewaard en daarna vernietigd worden. Dit document wordt opgebouwd uit modelclausules. De software controleert de ingevoerde gegevens op de ingestelde regels; controleer zelf of het contract bij jouw situatie past. Wat je invult wordt nergens opgeslagen — tot je het volledige document bestelt.
Status: AI-opgezet model — laat een jurist het document beoordelen. Laat vóór ondertekening altijd een jurist meekijken.
Zo ziet een bewaartermijnen-/retentiebeleid eruit
Een voorbeeld met fictieve gegevens — jouw versie vul je zelf in.
Vaststelling
Dit bewaartermijnen- en retentiebeleid (“Beleid”) wordt op 1 september 2026 vastgesteld door Voorbeeld B.V., gevestigd te Utrecht, in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor de feitelijke opslag en verwerking maakt Voorbeeld B.V. gebruik van IT-Hosting Partner B.V. als verwerker; de verwerker handelt uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst en de instructies van Voorbeeld B.V.
Gegevens van partijen
Organisatie (verwerkingsverantwoordelijke): Voorbeeld B.V., Utrecht.
Artikel 1 · Doel en reikwijdte
Dit Beleid legt vast hoe lang Voorbeeld B.V. persoonsgegevens en overige bedrijfsgegevens binnen de categorie 'Alle gegevenscategorieën' bewaart en op welke wijze deze na afloop van de bewaartermijn worden vernietigd of verwijderd. Het Beleid geeft uitvoering aan de beginselen van opslagbeperking en dataminimalisatie: gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Het Beleid is van toepassing op alle medewerkers, ingehuurde krachten en verwerkers die namens Voorbeeld B.V. gegevens verwerken.
Artikel 2 · Uitgangspunt bewaartermijn
Voor de categorie 'Alle gegevenscategorieën' geldt in beginsel een standaardbewaartermijn van 84 maanden, te rekenen vanaf het ontstaan of het laatste actieve gebruik van de gegevens. Deze standaardtermijn geldt uitsluitend als terugvaloptie voor gegevens waarvoor hierna geen specifieke termijn is bepaald; per gegevenscategorie en verwerkingsdoel beoordeelt Voorbeeld B.V. afzonderlijk welke bewaartermijn noodzakelijk is, overeenkomstig het beginsel van opslagbeperking. Wat per systeem of dataset als 'laatste actieve gebruik' geldt — bijvoorbeeld de laatste login, de laatste transactie of het einde van de overeenkomst — wordt vooraf vastgelegd en technisch gelogd, zodat het inactiviteitsmoment aantoonbaar is, tenzij hierna of op grond van de wet een langere of kortere termijn geldt. Na het verstrijken van deze termijn worden de gegevens verwijderd of vernietigd overeenkomstig Artikel 4.
Dit is het begin van het model. Vul je eigen gegevens in voor het complete, kant-en-klare document.
Wat staat er in een bewaartermijnen-/retentiebeleid?
Een bewaartermijnen-/retentiebeleid van Lexparaat is geen invul-voorbeeld maar een opgebouwd document: elke clausule komt uit een gecureerde set, waar relevant met het wetsartikel erbij.
- Vaststelling
- Artikel 1 · Doel en reikwijdte ⚖ art. 5 lid 1 AVG
- Artikel 2 · Uitgangspunt bewaartermijn
- Artikel 2a · Bewaartermijn klantgegevens (indien van toepassing)
- Artikel 2b · Bewaartermijn personeelsgegevens (indien van toepassing)
- Artikel 2c · Bewaartermijn log- en systeembestanden (indien van toepassing)
- Artikel 2d · Specifieke gegevenscategorieën ⚖ art. 9 en 10 AVG
- Artikel 3 · Wettelijke bewaarplicht (indien van toepassing)
⚖ art. 52 AWR
1. Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.
2. Administratieplichtigen zijn:
a. lichamen;
b. natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen, alsmede natuurlijke personen die belastbare winst uit onderneming als bedoeld in artikel 3.3 van de Wet inkomstenbelasting 2001 genieten;
c. natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn;
d. natuurlijke personen die een werkzaamheid als bedoeld in de artikelen 3.91, 3.92 en 3.92b van de Wet inkomstenbelasting 2001 verrichten.3. Tot de administratie behoort hetgeen ingevolge andere belastingwetten wordt bijgehouden, aangetekend of opgemaakt.
4. Voorzover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, zijn administratieplichtigen verplicht de in de voorgaande leden bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren.
5. De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
6. De administratie dient zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd en de gegevensdragers dienen zodanig te worden bewaard, dat controle daarvan door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de administratieplichtige de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie.
7. Ingeval een administratieplichtige een door de inspecteur op het eerste lid gebaseerde verplichting is nagekomen maar van oordeel is dat de verplichting onrechtmatig is opgelegd, kan hij verzoeken om vergoeding van kosten die rechtstreeks verband houden met deze nakoming. De inspecteur beslist op dat verzoek bij voor bezwaar vatbare beschikking en kent een redelijke kostenvergoeding toe in geval van een onrechtmatig opgelegde verplichting.
Artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen — uitleg en de modellen die erop rusten →
Bron: wetten.overheid.nl — Algemene wet inzake rijksbelastingen (BWBR0002320), toestand geldig vanaf 2026-04-11, opgehaald 10-09-2026 uit de BWB-repository van de overheid. Wetteksten zijn vrij van auteursrecht (art. 11 Auteurswet); de uitleg en de contractmodellen zijn van Lexparaat.
- Artikel 4 · Vernietiging en verwijdering
- Artikel 4a · Opschorting van vernietiging bij geschillen ⚖ art. 17 lid 3 AVG
- Artikel 5 · Register van vernietiging (indien van toepassing) ⚖ art. 5 lid 2 AVG
- Artikel 6 · Verantwoordelijkheden
- Artikel 7 · Beveiliging tijdens bewaring ⚖ art. 32 AVG
- Artikel 8 · Rechten van betrokkenen ⚖ art. 17 AVG
- Artikel 9 · Evaluatie en herziening
- Artikel 10 · Toepasselijk recht
Wat de software voor je bewaakt
- Getallen zoals termijnen en looptijden worden binnen wettelijke of redelijke grenzen gehouden.
Termijnen die de wachter bewaakt
Dit model levert zijn termijnen mee (evaluatie) — controleer bij ingebruikname welke datums daadwerkelijk in de bewaking zijn opgenomen. Gebeurtenissen zonder bekende datum, zoals een latere executie of fiscale melding, vragen afzonderlijke opvolging.
Veelgestelde vragen over een bewaartermijnen-/retentiebeleid
Waarvoor gebruik je een bewaartermijnen-/retentiebeleid?
Legt vast hoe lang gegevenscategorieën bewaard en daarna vernietigd worden.
Wat kost een bewaartermijnen-/retentiebeleid?
Je eerste document is gratis. Daarna kost een document €5, of €29 voor alle modellen uit dezelfde bundel. Invullen en bekijken kost je niets. Wil je dat een jurist het controleert en meetekent, dan kost dat €99.
Is dit een statisch voorbeeld of een echt document?
Geen voorbeeld-PDF: je vult de velden in en de software bouwt het document op uit gecureerde clausules en voert de ingestelde invoercontroles uit. Controleer of het document bij jouw situatie past.
Is dit model juridisch getoetst?
De clausuleset is een werkversie; de juridische toets door mr. Yves Houben volgt. De software voert de ingestelde invoercontroles uit. Een geslaagde controle is geen juridische goedkeuring.
Bewaakt Lexparaat ook de termijnen uit dit contract?
Dit model bevat termijngegevens (evaluatie). Controleer bij ingebruikname welke datums daadwerkelijk in de bewaking zijn opgenomen. Houd termijnen die afhangen van latere gebeurtenissen afzonderlijk bij.
Wat heb ik nodig om dit model in te vullen?
Niet meer dan de basisgegevens: organisatie, vestigingsplaats organisatie, dienstverlener / verwerker, datum vaststelling beleid, reikwijdte gegevenscategorieën, standaard bewaartermijn. Twijfel je ergens over, dan laat je het veld staan en kijkt de jurist mee.
Andere modellen
Verwerkersovereenkomst (AVG)
Verplicht zodra een leverancier persoonsgegevens voor je verwerkt (AVG) — denk aan je boekhouder, IT-partij of marketingbureau.
Informatiebeveiligingsbeleid
Interne kaders en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging.
Privacyverklaring (website)
Informeert bezoekers over welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom.
Meer over dit onderwerp
Wat de wet hierover zegt, uitgelegd aan de hand van de artikelen waar dit model op steunt.
