Onkosten-/declaratieregeling — voorbeeld & model
Bepaalt welke zakelijke kosten declarabel zijn en hoe de werknemer ze indient. Dit document wordt opgebouwd uit modelclausules. De software controleert de ingevoerde gegevens op de ingestelde regels; controleer zelf of het contract bij jouw situatie past. Wat je invult wordt nergens opgeslagen — tot je het volledige document bestelt.
Status: AI-opgezet model — laat een jurist het document beoordelen. Laat vóór ondertekening altijd een jurist meekijken.
Zo ziet een onkosten-/declaratieregeling eruit
Een voorbeeld met fictieve gegevens — jouw versie vul je zelf in.
Partijen
Voorbeeld B.V., gevestigd te Utrecht (“Werkgever”), en J. Jansen (“Werknemer”) komen op 1 september 2026 de volgende onkosten-/declaratieregeling overeen. Deze regeling maakt onderdeel uit van de arbeidsverhouding en beschrijft welke zakelijke kosten voor vergoeding in aanmerking komen en op welke wijze Werknemer deze indient.
Gegevens van partijen
Werkgever (bedrijfsnaam): Voorbeeld B.V., Utrecht.
Artikel 1 · Declarabele kosten
Werknemer kan redelijke, zakelijke kosten die noodzakelijk zijn gemaakt in het kader van de uitoefening van de functie bij Voorbeeld B.V. declareren, waaronder reis-, verblijf-, parkeer- en representatiekosten. Kosten komen uitsluitend voor vergoeding in aanmerking voor zover zij daadwerkelijk zijn gemaakt en in redelijke verhouding staan tot het zakelijke doel. Werkgever kan voor bepaalde kostensoorten normbedragen of maxima hanteren; deze worden vooraf aan Werknemer kenbaar gemaakt.
Artikel 2 · Voorafgaande toestemming
Voor kosten waarvan het te verwachten bedrag hoger is dan € 2.500 vraagt Werknemer vooraf schriftelijke of digitale toestemming aan Werkgever. Zonder voorafgaande toestemming worden dergelijke kosten niet vergoed, tenzij de kosten redelijkerwijs niet konden worden uitgesteld en Werknemer dit aannemelijk maakt.
Artikel 3 · Kilometervergoeding
Voor zakelijke ritten met eigen vervoer ontvangt Werknemer een kilometervergoeding van € 2.500 per kilometer. Woon-werkverkeer valt hier uitsluitend onder voor zover dit uitdrukkelijk is afgesproken. Werknemer houdt een rittenregistratie bij met datum, bestemming, doel en aantal gereden kilometers. Voor zover de vergoeding het fiscaal onbelaste maximum overschrijdt, wordt het meerdere als belast loon aangemerkt.
Dit is het begin van het model. Vul je eigen gegevens in voor het complete, kant-en-klare document.
Wat staat er in een onkosten-/declaratieregeling?
Een onkosten-/declaratieregeling van Lexparaat is geen invul-voorbeeld maar een opgebouwd document: elke clausule komt uit een gecureerde set, waar relevant met het wetsartikel erbij.
- Partijen
- Artikel 1 · Declarabele kosten
⚖ art. 7:611 BW
De werkgever en de werknemer zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen.
Artikel 7:611 BW — uitleg en de modellen die erop rusten →
Bron: wetten.overheid.nl — Burgerlijk Wetboek Boek 7 (BWBR0005290), toestand geldig vanaf 2026-07-01, opgehaald 10-09-2026 uit de BWB-repository van de overheid. Wetteksten zijn vrij van auteursrecht (art. 11 Auteurswet); de uitleg en de contractmodellen zijn van Lexparaat.
- Artikel 2 · Voorafgaande toestemming (indien van toepassing)
- Artikel 3 · Kilometervergoeding
- Artikel 4 · Indiening
- Artikel 5 · Bewijsstukken
- Artikel 6 · Uitbetaling
- Artikel 7 · Voorschot (indien van toepassing)
- Artikel 8 · Niet-declarabele kosten
- Artikel 9 · Fiscale behandeling
- Artikel 10 · Onterechte of onjuiste declaraties
- Artikel 11 · Toepasselijke cao (indien van toepassing)
- Artikel 12 · Wijziging regeling
⚖ art. 7:613 BW
De werkgever kan slechts een beroep doen op een schriftelijk beding dat hem de bevoegdheid geeft een in de arbeidsovereenkomst voorkomende arbeidsvoorwaarde te wijzigen, indien hij bij de wijziging een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.
Artikel 7:613 BW — uitleg en de modellen die erop rusten →
Bron: wetten.overheid.nl — Burgerlijk Wetboek Boek 7 (BWBR0005290), toestand geldig vanaf 2026-07-01, opgehaald 10-09-2026 uit de BWB-repository van de overheid. Wetteksten zijn vrij van auteursrecht (art. 11 Auteurswet); de uitleg en de contractmodellen zijn van Lexparaat.
- Artikel 13 · Toepasselijk recht
Veelgestelde vragen over een onkosten-/declaratieregeling
Waarvoor gebruik je een onkosten-/declaratieregeling?
Bepaalt welke zakelijke kosten declarabel zijn en hoe de werknemer ze indient.
Wat kost een onkosten-/declaratieregeling?
Je eerste document is gratis. Daarna kost een document €5, of €29 voor alle modellen uit dezelfde bundel. Invullen en bekijken kost je niets. Wil je dat een jurist het controleert en meetekent, dan kost dat €99.
Is dit een statisch voorbeeld of een echt document?
Geen voorbeeld-PDF: je vult de velden in en de software bouwt het document op uit gecureerde clausules en voert de ingestelde invoercontroles uit. Controleer of het document bij jouw situatie past.
Is dit model juridisch getoetst?
De clausuleset is een werkversie; de juridische toets door mr. Yves Houben volgt. De software voert de ingestelde invoercontroles uit. Een geslaagde controle is geen juridische goedkeuring.
Wat heb ik nodig om dit model in te vullen?
Niet meer dan de basisgegevens: werkgever, vestigingsplaats werkgever, werknemer, ingangsdatum regeling, indieningstermijn onkosten, uitbetalingstermijn na indiening. Twijfel je ergens over, dan laat je het veld staan en kijkt de jurist mee.
Andere modellen
Ontslag op staande voet
Onmiddellijk ontslag wegens een dringende reden met directe schriftelijke bevestiging.
Arbeidsovereenkomst
Voor het in dienst nemen van een medewerker — bepaalde of onbepaalde tijd, met proeftijd, vakantie en aanzegtermijn langs de wettelijke grenzen.
Concurrentiebeding
Verbiedt de werknemer na uitdiensttreding tijdelijk soortgelijk werk of concurrentie.
