Artikel 6:96 BW: welke kosten kun je verhalen bij een onbetaalde factuur?

Je hebt keurig geleverd, de factuur verstuurd en de betaaltermijn is verstreken. Je stuurt een herinnering, dan nog een, misschien bel je een keer. Er gaat tijd in zitten, je huurt een incassobureau in of laat je boekhouder ernaar kijken. En ondertussen mis je het geld dat je gewoon had moeten krijgen. De vraag die dan opkomt: mag ik die extra kosten en dat gemiste geld op mijn klant verhalen?

Daar gaat artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek over. Dit artikel bepaalt welke kosten en welk verlies onder vermogensschade vallen, en dus voor vergoeding in aanmerking komen als iemand tekortschiet.

Wat regelt artikel 6:96 BW?

Het artikel begint met een brede regel: vermogensschade omvat zowel het geleden verlies als de gederfde winst. Simpel gezegd gaat het niet alleen om wat je kwijt bent, maar ook om wat je misloopt doordat de ander zijn afspraak niet nakomt.

Daarnaast noemt het artikel drie soorten kosten die óók als vermogensschade gelden:

• Kosten om schade te voorkomen of te beperken. Denk aan uitgaven die je maakt om erger te voorkomen nadat er iets is misgegaan.
• Kosten om de schade en de aansprakelijkheid vast te stellen. Bijvoorbeeld het inschakelen van een deskundige om vast te stellen wat er precies fout is gegaan en wie daarvoor verantwoordelijk is.
• Kosten om je vordering buiten rechte betaald te krijgen. Dit zijn de bekende buitengerechtelijke incassokosten: alles wat je doet om je geld te innen zonder naar de rechter te stappen.

Die laatste categorie is voor de meeste ondernemers het belangrijkst. Als een klant niet betaalt en jij moet moeite en geld steken in het innen van je factuur, dan mag je die kosten in beginsel doorberekenen.

Redelijke kosten, geen ongelimiteerde rekening

Belangrijk om te weten: het gaat steeds om kosten die redelijk zijn. Zowel het maken van de kosten zelf als de hoogte ervan moeten in verhouding staan tot de situatie. Je kunt dus niet zomaar een torenhoge rekening bij je klant neerleggen omdat je toevallig veel uren hebt besteed. De kosten moeten proportioneel zijn ten opzichte van de vordering waar het om draait.

Voor incassokosten bij handelstransacties en consumentenvorderingen bestaat bovendien een vaste staffel die de hoogte begrenst. Die berekening is gekoppeld aan de omvang van je vordering, zodat vooraf duidelijk is wat je maximaal mag rekenen. Zo weet je klant waar hij aan toe is en voorkom je discussie achteraf.

Waar dit in de praktijk misgaat

Veel ondernemers laten geld liggen doordat ze de spelregels niet kennen. Bij een consument geldt vaak dat je eerst een aanmaning moet sturen met een betaaltermijn van veertien dagen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Doe je dat niet, dan kun je die kosten later moeilijk verhalen. Zorg dus dat je proces op orde is.

Ook geldt: kun je iets niet aantonen, dan wordt het lastig verhalen. Houd daarom bij welke stappen je hebt gezet, welke kosten je hebt gemaakt en waarom die nodig waren.

Aandachtspunten voor jou

• Leg je incassoafspraken vast in je algemene voorwaarden. Vermeld dat je bij te late betaling incassokosten in rekening brengt. Dat maakt je positie sterker en voorkomt onduidelijkheid.
• Volg de juiste stappen bij consumenten. Stuur eerst een correcte aanmaning met een betaaltermijn voordat je kosten doorberekent, anders vis je achteraf achter het net.
• Houd je kosten redelijk en onderbouwd. Bewaar bewijs van de kosten die je maakt en zorg dat ze in verhouding staan tot de vordering. Alleen redelijke kosten komen voor vergoeding in aanmerking.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie? Scan je contract gratis — en als het advies moet worden, tekent er een jurist.