Artikel 7:403 BW: je opdrachtgever op de hoogte houden en verantwoording afleggen

Je hebt drie maanden geleden een opdracht aangenomen: een marketingcampagne, een verbouwing, een IT-traject. Je bent hard aan het werk, de klant hoort weinig van je omdat er nog niets spectaculairs te melden is. Dan komt de mail: "Hoe staat het ervoor? En waar is dat budget van 12.000 euro eigenlijk aan opgegaan?" Je hebt bonnetjes, urenlijsten en losse mailtjes, maar geen overzicht. Nu moet je achteraf reconstrueren wat je maandenlang gewoon had kunnen bijhouden.

Dat is precies de situatie waar artikel 7:403 BW over gaat. Het legt twee verplichtingen op de opdrachtnemer: informeren tijdens de opdracht en verantwoorden aan het eind.

Wat het artikel regelt

Artikel 7:403 BW bepaalt dat je als opdrachtnemer je opdrachtgever op de hoogte houdt van je werkzaamheden ter uitvoering van de opdracht. Bovendien moet je de opdrachtgever onverwijld inlichten over de voltooiing, als hij daarvan onkundig is.

Daarnaast geldt: als je bij de uitvoering ten laste van de opdrachtgever gelden hebt uitgegeven of ontvangen, doe je daarover rekening en verantwoording. Dat betekent een begrijpelijk overzicht: wat is er in- en uitgegaan, waarvoor, en wat is het saldo.

Kort gezegd: de opdrachtgever mag niet in het duister blijven. Hij heeft jou ingehuurd om iets in zijn belang te doen, vaak met zijn geld, en hij moet kunnen controleren of dat goed is gebeurd.

Waarom dit voor jou als ondernemer telt

Deze plicht klinkt formeel, maar hij is heel praktisch. Drie dingen om te beseffen:

• Het geldt automatisch. Je hoeft er niets over af te spreken; de plicht hoort bij de overeenkomst van opdracht. Ook als je nooit een contract op papier hebt gezet.
• Het werkt twee kanten op. Huur je zelf een bureau, adviseur of ZZP'er in? Dan mag je van hen dezelfde openheid verlangen. Je hoeft je niet met "we zijn ermee bezig" tevreden te stellen.
• Het is je beste verweer bij discussie. Als een klant klaagt dat er te veel is uitgegeven of te weinig is gedaan, is een net bijgehouden overzicht goud. Zonder overzicht sta je met lege handen, en dat kan je duur komen te staan.

Wat "op de hoogte houden" concreet betekent

De wet schrijft geen vaste frequentie of vorm voor. Wat redelijk is, hangt af van de opdracht: bij een kort klusje van twee dagen is een eindbericht genoeg, bij een traject van een jaar met een groot budget verwacht een opdrachtgever meer.

Belangrijk zijn vooral de momenten waarop de opdrachtgever iets moet kunnen beslissen. Loopt het budget op? Blijkt de aanpak niet te werken? Is er vertraging? Dat zijn geen dingen die je bewaart tot de eindafrekening. Juist dan wil je de opdrachtgever tijdig informeren, zodat hij kan bijsturen of extra opdracht kan geven.

Ook het einde van de opdracht is een vast moment. Merkt de klant zelf niet dat het werk klaar is, dan meld je dat actief. Anders blijft onduidelijk wanneer de opdracht is afgerond, en dat werkt door in facturatie en aansprakelijkheid.

Geld van de klant: houd het gescheiden

Betaal je namens je klant leveranciers, ontvang je aanbetalingen, of schiet je kosten voor? Dan is een sluitende administratie geen luxe. Wat is er ontvangen, wat is er betaald, welke bonnen horen erbij en wat blijft er over. Een verantwoording die niemand kan volgen, is geen verantwoording.

Aandachtspunten voor de praktijk

• Leg de informatieafspraken vast in je opdrachtbevestiging. Bijvoorbeeld: maandelijks een voortgangsmail, en bij overschrijding van het budget met meer dan tien procent direct bericht. Dan weet iedereen wat mag worden verwacht en voorkom je het verwijt dat je te weinig liet horen.
• Houd tijdens de opdracht bij wat je later moet verantwoorden. Uren, uitgaven, ontvangen bedragen, bonnen. Achteraf reconstrueren kost meer tijd en overtuigt minder.
• Rond af met een schriftelijke eindafrekening en meldpunt "opdracht voltooid". Eén document met wat je hebt gedaan, wat het heeft gekost en wat het saldo is. Dat sluit de opdracht netjes af en beperkt discussie maanden later.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie? Scan je contract gratis — en als het advies moet worden, tekent er een jurist.